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2023-11-16

La incorporación de un trabajador es un momento clave para cualquier autónomo o pequeña empresa: implica más que firmar un contrato. Debes cumplir con obligaciones legales, asegurarte de que el alta en la Seguridad Social se tramita correctamente, preparar el entorno laboral y garantizar que la gestión de los datos, nóminas y registros está bajo control.

Contar con herramientas de gestión como Moloni ayuda a centralizar la información financiera relacionada con el personal, facilitando la planificación y control del negocio.

En esta guía encontrarás los pasos necesarios para una incorporación correcta, plazos, obligaciones y cómo Moloni puede apoyar en la organización financiera del proceso.

Paso previo: definición del puesto y del perfil

Antes de formalizar la incorporación, es esencial que definas con claridad el puesto de trabajo, las funciones que desempeñará, el tipo de contrato (temporal, indefinido, de obra o servicio, entre otros), e el salario o retribución que ofreces.

Esta fase es la base de tolo lo que viene después. Si el contrato no refleja correctamente lo que hará el trabajador o el perfil no se ajusta a la realidad, pueden surgir problemas legales, de gestión o de cumplimiento. Por ejemplo, un contrato firme sin darle al trabajador el alta antes de que empiece puede dar lugar a sanciones.

Alta en la Seguridad Social: requisitos y plazos

Una de las obligaciones más importantes es dar de alta al trabajador en el régimen correspondiente de la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar. Según la normativa, el empresario debe tramitar el alta con antelación máxima de 60 días respecto al inicio de labores.

Requisitos principales

• Afiliación previa del trabajador al sistema de la Seguridad Social.
• Solicitud de alta por parte del empleador ante el Régimen General vía Sistema RED o procedimiento equivalente.
• Comunicación al Servicio Público de Empleo (SEPE) del contrato y condiciones el los plazos establecidos.

Consecuencias del incumplimiento

No dar de alta al trabajador o hacerlo después de que empiece a trabajar puede considerarse una infracción grave. En 2025, por ejemplo, se confirmó una sanción de más de 14.000€ a una empresa que tenía al trabajador en funciones sin estar dado de alta.

Contrato de trabajo: formalización y archivo

Una vez definido el perfil y gestionada la alta, formalizar el contrato. Este debe contener todos los datos relevantes: tipo de contrato, categoría profesional, funciones, salario, jornada, fecha de inicio, duración (si es temporal), condiciones de la empresa, etc.

Aunque el contrato no siempre se “presenta” ante la Seguridad Social, debe estar firmado y archivado adecuadamente, ya que puede requerirse en inspecciones de trabajo.

Prevención de riesgos laborales y otros trámites internos

Más allá del contrato y el alta, la empresa tiene responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales, formación del trabajador (en su caso), protección de datos y obligaciones de comunicación interna.

Por ejemplo, deberás asegurarte de que el trabajador recibe la información sobre prevención de riesgos, que conoce las normas de la empresa, que tiene firmado el documento de protección de datos y que se han formalizado los órganos de inspección si corresponde.

Integración con la gestión de facturación y remuneraciones

Para autónomos y pymes que también gestionan facturación, la incorporación de un trabajador supone un cambio en la estructura de costes, impuestos, cotizaciones y nóminas. Es conveniente que estos cambios estén reflejados en tu sistema de facturación, contabilidad o gestión global para llevar una visión real del negocio.

Incorporar un trabajador no es solo un trámite legal: implica planificación, organización y control de costes. Para autónomos y pymes, es clave usar herramientas que faciliten la gestión y contable asociada al personal.

Moloni no sustituye los procesos legales de RH, pero sí ayuda a centralizar los costes, gastos y documentos financieros relacionados con el trabajador, ofreciendo una visión clara del impacto de tu equipo en la empresa. Combinar una buena planificación legal y laboral con Moloni permite que la incorporación se gestione de manera más eficiente y organizada desde el primer día.