La emisión de documentos obedece a un conjunto de reglas específicas definidas por la Agencia Tributaria, que incluyen los elementos obligatorios que deben aparecer en una factura.

De este conjunto de reglas, uno de los elementos en los que se debe prestar especial atención es su numeración. Por ello, deben ser correlativos y no puede haber saltos en la numeración. Por lo tanto, no podemos tener una factura A-200 y luego otra A-202, por ejemplo.

¿Cómo deben numerarse las facturas?

Recomendaciones para la numeración de las facturas:

Uso de caracteres alfanuméricos, es decir, números entre 0 y 9 o letras de la A a la Z, no se recomienda el uso de letras minúsculas.
Pueden ser usados caracteres especiales como “-”, “_” , “.” y “/” para separar las letras y los números.
Se pueden utilizar espacios en blancos, pero nunca más de uno. Sin embargo, no se puede empezar la numeración de la factura con un espacio en blanco.
Si la factura incluye la Serie de Documento, se aconseja que aparezca en primer lugar.

Indicamos algunos ejemplos:

A/1
B_001
Z-102

¿Cómo evitar el problema de errores en la numeración de documentos?

Utilizando un programa de facturación online como Moloni, es posible evitar posibles errores. La numeración se realiza automáticamente, pudiendo definir a partir de qué número comienzan a numerarse los documentos.

Este control de la numeración inicial se realiza desde cada serie. Esto significa que la serie A puede tener la primera factura emitida a partir del número 1000 y en la serie B, la primera factura con el número 1.

A partir de ahí, Moloni sigue automáticamente el resto de los números. Para obtener más información, consulta esta guía.

¿Qué hacer si hay un error en mi factura?

Una solución será crear una Factura Rectificativa, pero todo depende del motivo que produzca esta situación.

En Reglamento de Facturación indican que la emisión de la misma deberá crearse en los siguientes casos:

Cuando en la factura original no cumpla con los requisitos que se establecen en los artículos 6 y 7 del Reglamento.
Cuando existiera una modificación en la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.
Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubieran determinada de forma incorrecta.

Las facturas rectificativas obligan a que su expedición no supere los cuatros años transcurridos el devengo del impuesto, o en su caso, cuando se haya producido la modificación de la base imponible en las circunstancias que están reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.

Sin embargo, en la Ley dice que “Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro que tenga el mismo destinatario y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura, no será necesaria la expedición de una factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.”

En Moloni, es muy fácil crear Factura Rectificativa, puedes acceder al menú izquierdo - “Movimientos” -“Liquidaciones” - “Facturas rectificativas”. Para obtener más información, consulta esta guía

Otra forma más automática, es ir a “Movimientos” - “Ventas” y realizar una búsqueda por la factura que pretendas rectificar y puedes convertir automáticamente la misma en Factura rectificativa.

Como bien indica el Reglamento de Facturación, en el campo de las Observaciones deberás colocar el motivo por la cual estás realizando la rectificación.