Las reuniones son parte de la vida organizacional. Forman parte de un sistema de rutinas y procedimientos a través del cuales tienen lugar las actividades más diversas. Una reunión permite a un determinado grupo la revisión, la actualización y revisión de contenidos que tienen en conjunto como grupo.

Todas las reuniones deben comenzar con la definición de los objetivos a alcanzar. Si estos objetivos no son claros en lo positivo o en lo negativo (cuáles son las consecuencias de no tener la reunión), existe una alta probabilidad de que la reunión sea improductiva y se convierta en una gran pérdida de tiempo para todos los involucrados.

Otra variable clave para la eficiencia de una reunión son las personas presentes. Solo aquellas personas que tengan un impacto en la reunión son las que deben estar presentes.

Si las personas invitadas no se sienten útiles, tenderán a desviarse hacia otros temas, lo que disminuirá o comprometerá el éxito de la reunión. Todos los participantes deben tener un rol asignado en la planificación, y la participación individual debe garantizarse en la medida que se considere necesario.

Después de estas consideraciones previas, que consideramos generales para todas las reuniones, dejamos un conjunto de reglas que pueden y deben adaptarse al contexto de cada organización de acuerdo con los objetivos que se pretende alcanzar:

Establece una cultura de puntualidad: la puntualidad con la que se gestiona el inicio y el final de una reunión es una demostración de la importancia que los invitados le dan al tema de la reunión y el valor que el promotor / organizador otorga al tiempo de los diversos participantes. La nota aquí es que todos deben organizarse para que se cumplan los horarios, incluso si es necesario agendar otras horas para continuar la reunión en otro momento, procediendo a la suspensión, también con una fecha límite;
Deshazte de toda la tecnología no esencial: todos los dispositivos deben reducirse al máximo, y solo se debe considerar la tecnología necesaria para la participación de cada uno, de lo contrario, será posible navegar por la web, responder a correos electrónicos o usar servicios. mensajería instantánea que no tiene nada que ver con los temas discutidos en la reunión;
Realiza un plan de desarrollo: para aumentar la eficiencia de la reunión, se debe establecer un plan que, más que documentar el evento en sí, se utilice el seguimiento. Debes registrar las acciones esperadas de cada parte interesada, así como los períodos de tiempo en los que deben llevarse a cabo. Pudiendo formarse grupos para llevar a cabo ciertas tareas.

También dejamos una nota para el promotor/director de la reunión, que asume un doble papel, que es gestionar los temas de la reunión y las personas que se reúnen. Este papel se ve reforzado por las expectativas formales e informales, que, a su vez, se logran combinando el desenvolvimiento de la estructura planificada con la escucha activa de todos los reunidos.

Las reuniones pueden ser momentos de creatividad excepcional y congregación de talento colectivo, pero deben ser dirigidas para obtener resultados.

Si es posible, la reunión debe terminar con un resumen de todo el trabajo realizado para que los participantes tengan una impresión positiva sobre la reunión.